O avanço das fases obrigatórias do eSocial é algo que tem preocupado os empresários e contadores.
Em janeiro de 2022 entrou em vigor a fase 4 para os grupos 2 e 3, os empregadores deverão enviar ao ambiente do eSocial os eventos de Segurança e Saúde do Trabalhador.
O que é o eSocial?
Desde 2018, o eSocial é um subprojeto do Projeto Sped e tem o propósito de ser um sistema para coletar informações trabalhistas, tanto no âmbito tributário ou previdenciário, que serão armazenadas num ambiente único.
Os órgãos públicos participantes do projeto, como: Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Instituto Nacional do Seguro Social e Receita Federal, segundo a competência de cada um sobre os dados, contarão com facilidades na utilização dessas informações para fins trabalhistas, fiscais e para escolha dos tributos e a contribuição para o FGTS.
Não será uma tarefa fácil efetivar todas as exigências do eSocial, e por ser tão abrangente, as obrigações do eSocial afetam muitos processos da rotina da empresa.
Sendo assim, o Departamento de Pessoal é uma das mais atingidas, mas não somente esse setor, é preciso haver uma comunicação com outras áreas como dentre elas: Área Jurídica, Segurança do Trabalho, Fiscal e Folha de Pagamento.
O eSocial Vai Substituir Outras Obrigações Legais
É importante compreender que o eSocial não criou nenhuma nova obrigação tributária ou obrigação acessória, nem alterou a legislação específica de cada área. O eSocial é uma nova forma de cumprir obrigações já existentes e que gradativamente serão alteradas.
O eSocial tem como objetivo substituir diversas obrigações, hoje já temos a Carteira de Trabalho Digital, o Livro de Registro Eletrônico de Empregados, o CAGED já acabou e a RAIS também já foi substituída.
De fato, o eSocial vai substituir 15 obrigações legais que os empregadores devem cumprir. Além dessas que já informamos deve desaparecer a GPS, a SEFIP, a CAT, a Comunicação de Dispensa, a DIRF, a DCTF, o Quadro de Horário de Trabalho, o MANAD, o PPP, a GRF e a GRRF.
Os Tipos de Eventos
Para beneficiar a implantação, os empregadores foram divididos em grupos, as obrigações foram divididas em fases e os eventos em tipos. Assim os eventos podem ser de tabela, não periódicos e eventos periódicos.
Eventos de tabela são as referências do empregador e as tabelas auxiliares que facilitam a organização a classificar empregados e fazer o cálculo da folha e dos tributos. O prazo de envio está curto, para a maioria dos empregadores.
Eventos não periódicos, são eventos que vão enviar informações ou situações que não tem data certa para ocorrer. Bem como, um aviso prévio, uma demissão, um afastamento temporário, entre outros.
Eventos periódicos são eventos que acontecem todo mês e tem data definida para ocorrer, como por exemplo o fechamento da folha e pagamento dos salários.
Como Enviar os Dados ao eSocial
O eSocial não tem um programa validador como a GFIP ou a DCTF, os dados podem ser digitados diretamente no portal do eSocial ou serem enviados pelos sistemas de folha de pagamento, com geração de arquivos no formato XML, cumprindo o padrão definido nos manuais técnicos.
O eSocial tem um módulo simplificado que pode ser utilizado pelo Empregador Doméstico, o Segurado Especial e o MEI. Esse módulo pode ser feito com o CPF/CNPJ, código de acesso e Senha, ou então fazendo login pelo GOV.BR.
O outro módulo é chamado de Módulo Web Geral, neste ambiente a empresa e o empregador pessoa física devem acessar o portal por meio do login do GOV.BR com a utilização de certificado digital.
Dentro do Modulo Web Geral, Empresas optantes do Simples com até 1 empregado e o MEI poderão acessar o portal informando o CNPJ, e a senha, não sendo necessário o uso do Certificado Digital.
Eventos de Segurança e Saúde do Trabalho – SST
No início de 2022, entrou em vigor a 4ª fase para os grupos 2 e 3 do eSocial, essa é a fase em que os empregadores devem enviar ao ambiente do eSocial, as informações sobre Saúde e Segurança do Trabalhador.
O envio das informações de SST é um processo cuidadoso, principalmente para as pequenas e médias empresas, houve até um pedido da Fenacon para que fosse adiada essa fase, contudo sem retorno.
No ambiente trabalhista, a Segurança e Saúde do Trabalhador, tem como finalidade prevenir doenças ocupacionais, acidentes de trabalho e proteger a integridade física do trabalhador.
É uma área especializada em cuidar da saúde do trabalhador e prevenir acidentes de trabalho. Uma observação importante é que é uma área extremamente técnica, normalmente se tem uma equipe especializada dedicada a esta ocupação.
Para o ambiente do eSocial, os empregadores têm que enviar apenas 3 eventos:
- O evento S-2210 que é a CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho
- O evento S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
- O evento S-2240 – Condições ambientais do trabalho.
Vamos entender brevemente sobre cada um desses eventos para você ter uma noção do que é cada um dentro da área Trabalhista.
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho
A CAT que surgiu em 1991 com o advento da lei dos benefícios é um documento de emissão obrigatória e serve para reconhecer um acidente de trabalho ou doença profissional.
Em conformidade com a premissa de substituir obrigações, a partir do dia 10 de janeiro de 2022, as empresas do grupo 2 e 3 do eSocial, em caso de acidente ou doença profissional, somente poderão enviar a CAT dentro do ambiente do eSocial, através do evento S-2210.
As empresas do grupo 1 já estavam obrigadas a enviar a CAT dentro do ambiente do eSocial desde outubro de 2021.
Ressaltando que o prazo não alterou, a CAT deve ser enviada até o primeiro dia útil após a ocorrência do acidente, e em caso de morte, deve ser enviada imediatamente.
É importante lembrar que a falta da comunicação sujeita o empregador a multa variável entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. E essa terá acréscimo sucessivamente nas reincidências.
Monitoramento da Saúde do Trabalhador
Este é mais um dos eventos relacionados a área de SST – Segurança e Saúde do Trabalhador, cujas informações são embasadas na NR 7, que estabelece diretrizes e requisitos para a elaboração do PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, cujo a finalidade é proteger e preservar a saúde dos trabalhadores em função dos riscos ocupacionais, conforme o inventário de riscos constantes do PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
Todos os empregadores, inclusive pessoas físicas, estão obrigados a fazer o PCMSO, costumamos dizer que o PCMSO não é uma opção, mas sim uma obrigação, embora haja exceções parciais de sua elaboração.
Segundo a NR 7, a pdo PCMSO deve levar em consideração as questões especificas e coletivas no ambiente do trabalho, desta forma o PCMSO deve ser feito sempre sob medida para atender as dificuldades de cada empresa e o primeiro passo é avaliar as condições de trabalho e a necessidade de saúde dos trabalhadores.
Neste evento, o empregador, basicamente deverá enviar as informações recorrentes do Atestado de Saúde Ocupacional.
Quem está Dispensado de Elaborar o PCMSO
O MEI, a ME e a EPP que tiveram graus de risco 1 e 2, que declararem as informações digitais, conforme o subitem 1.5.1 da portaria 915/2019 e não possuírem riscos químicos, biológicos, físicos e ergonômicos estarão dispensados somente de elaboração PCMSO.
A dispensa do PCMSO não desobriga a empresa da realização dos exames médicos e emissão do Atestado de Saúde Ocupacional – ASO e agora o envio ao eSocial através do evento S-2220.
As demais empresas, mesmo aquelas do terceiro setor que não tem finalidade de lucro, estão obrigadas a elaborar e implementar o PCMSO.
Desta forma associações, condomínios, hospitais filantrópicos, igrejas, entre outras, devem implementar o PCMSO e outros programas de Segurança e Saúde do Trabalhador.
Condições Ambientais do Trabalho
O evento S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho v informar ao eSocial as condições do ambiente onde o trabalhador presta serviço para o empregador. Serve também para informar se o trabalhador está exposto a algum agente nocivo e se tem direito a aposentadoria especial.
Esse evento terá uma carga inicial, de forma que será enviado um conjunto de informações para cada trabalhador ativo na data da obrigatoriedade e sempre que houver alteração, fazer mais uma vez o envio.
O empregador deverá descrever com detalhes, o setor e as atividades que exerce, descrevê-las com muita precisão, havendo a necessidade, os agentes nocivos a que ele estiver sujeito, tudo de acordo com o PPRA e a LTCAT.
No caso da existência de agentes nocivos, deverá informar o tipo da avaliação do agente nocivo, sua intensidade, o limite de tolerância, a unidade de medida e a técnica utilizada para medição da intensidade ou concentração.
Dentro do evento S-2240 o empregador deverá responder os questionamentos sobre a implementação de políticas de uso de equipamentos de proteção coletiva, o uso de EPI´s e sua eficácia na anulação ou diminuição dos riscos à saúde do trabalhador.
E para Terminar
O eSocial trará diversas alterações no ambiente dos empregadores, ele vai impactar e mudar diversos processos e rotinas.
É necessário entendermos que nem tudo é responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos, nem da contabilidade, outros setores serão também impactados.
O empresário, os diretores de empresas e instituições sem finalidade de lucro devem entender que, principalmente os eventos de SST, não são responsabilidade dos contadores ou só do setor de RH.
Como já mencionado, a área de Segurança e Saúde do Trabalhador é extremamente técnica e existem profissionais e clínicas especializadas para atender a demanda das empresas e instituições.
Os empregadores e contribuintes obrigados a utilizar o eSocial que deixarem de prestar as informações no prazo fixado ou que as apresentar com incorreções ou omissões ficarão sujeitos às penalidades previstas na legislação específica.